| 20世纪90年代以来，全球范围的信息化建设逐渐成为科技发展和社会进步的象征，各行各业的信息化已成为一种不可逆转的必然趋势，并对各个领域的传统知识带来了一系列的挑战。这种挑战在档案学领域表现为电子文件的保管与利用，在司法领域则表现为电子证据的认定和采信。由于对计算机等数字设备的依赖性和易逝性，使电子证据的可靠性受到质疑，这同当前我国电子文件的管理现状不无关系。近些年来，随着“前端控制”理念和“全程管理”思想的提出，特别是电子文件管理元数据的引入，使得人们找到了一条确保电子文件安全与凭证价值的有效途径，这也为司法领域电子证据的审查判断提供了切实可靠的依据。
一、电子文件与电子证据概念的比较分析
电子文件是档案学领域的一个常用范畴。国家标准——《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》将电子文件界定为“在数字设备及网络计算机环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备进行阅读、处理和存储，并可在通信网络上传送的文件。”可见，电子文件必须满足以下两个条件：（1）电子文件首先必须是文件，满足文件的所有要素和特点。即将“文件”作为电子文件的上位概念，因此，电子文件也必然具备作为文件特征之一的证据价值以及内容、背景与结构这三个文件的基本要素。（2）电子文件是以数码形式存在、并且依赖计算机等数字设备生成传输的。也就是说，我们可以将电子文件看做“文件”与“数字信息”两个概念的交集。
电子证据是以电子形式存在的、用作证据使用的一切材料及其派生物；或者说，借助电子技术或电子设备而形成的一切证据。 还有从更广义的范围进行界定，即认为电子证据是借助现代信息技术而形成的一切证据 当然，我们赞同从广义的角度来定义电子证据，但也应对其作一定程度的限定。因此，综合以上两种观点，不妨将电子证据作如下界定：即电子证据是指以电子形式存在并借助电子设备为人们所感知的，用作证据使用的一切材料。具体应把握以下几点：（１）电子证据是以电子形式存在的材料。（２）电子证据是借助电子设备生成、存储并为人们所感知的。计算机以及其他电子设备是电子证据得以存在并为人们所感知的基础，因此，电子证据又常常被称为“以计算机为基础的证据”。此外，电子证据对电子设备的依赖性还决定了人们对电子证据的感知离不开特定的系统软件环境，否则其信息也不能正确地显示。（３）电子证据是作为证据使用的材料。只有某一材料用于证明案件事实或者与法律事务有关之事实存在与否的根据时才能称为证据。 由此，我们不难看出电子文件与电子证据的关系，即只有当电子文件用作证据使用时才能称之为电子证据，否则其仍为电子文件，二者的关系可如图1所示：
图1 电子文件与电子证据的关系
此外，从存在形式上看，电子文件是借助计算机等数字设备生成并以数字形式存在的，而电子证据则是借助电子技术或电子设备形成以电子形式存在的。所谓“电子形式”是指由介质、磁性物、光学设备、计算机内存或类似设备生成、发送、接收存储的任一信息的存在形式。可见，电子形式是包括数字形式在内的，电子证据的范围则自然要比电子文件广泛得多。从以上两方面的分析不难看出电子文件与电子证据的密切联系。电子文件是电子证据的重要来源之一，因此，我们可以形象地称之为“准电子证据”。
二、电子文件管理元数据概述
（一）电子文件管理元数据的定义
在电子文件管理领域，元数据是指“自始至终地描述文件的背景、内容、结构及其管理的数据。”这是2001年颁布的国际标准《ISO15489-1信息与文献——文件管理》中所定义的概念，并且该元数据概念在2003年颁布的国际标准《ISO23081-1信息与文件——文件管理过程——文件元数据》和国际档案理事会2005年颁布的《电子文件管理业务手册》中均得到了确认。可见，电子文件管理元数据是元数据一般概念在电子文件管理领域中的具体化，这种具体化表现在这样几个方面：（1）对象的具体化，即由一般元数据概念中的“数据”对象具体化为“文件”和“管理”；（2）方式的具体化，即由一般元数据概念中的“关于”方式具体化为“描述”方式；（3）时间的具体化，即由一般元数据概念中无时间定义，具体化为“自始至终”的时间；（4）内容空间的具体化，即由一般元数据概念中“对象内容”具体化为“对象的背景、内容、结构和管理”。
（二）元数据的核心元素及其构成
每个元数据元素是由名称、属性、内容和规则四部分构成的。名称是识别元数据的标识，是对文件某部分特征的高度概括；属性则指明了该元素的性质，如元数据的类型、必选还是可选、手工填写还是系统自动添加等；内容是对每一个文件单元某一特征的系统描述，是元数据的核心部分；规则是对元素的内容作出条件约束，如按选择方式填写还是自由填写、数据类型等。其具体示例如图2所示。以当前国际上影响最大、应用最广泛的都柏林核心元素集（Dublin Core element set,简称DC）为例，依其所描述内容的类别和范围可分为：（1）对资源内容的描述；（2）对知识产权的描述；（3）对外部属性的描述（如表1）。
元素 可选性 子元素 说明 填入方式
1 单位 必选 1.1单位类型 企业、事业单位或行政机关 自由填写
必选 1.2单位名称 单位名称，例如：山东大学 自由填写
2 权限管理 必选 2.1密级分类 按国家保密规范分类 自由填写
必选 2.2开放期限 档案的开放期限 自由填写
图2 元数据组成示例（仅列举部分元素）
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资源内容描述类 |
知识产权描述类 |
外部属性描述类 |
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题名（title）
主题(subject)
描述(description)
来源(source)
语种(language)
关联(relation)
覆盖范围(coverage) |
创建者（creator）
出版者(publisher)
责任者(contributor)
权限管理(rights) |
日期（date）
类型(type)
格式(format)
标识(identifier) |
表1 DC的15个核心元素
（三）电子文件管理元数据的功能与类型
从宏观角度看，电子文件管理元数据的功能可分为四部分，即电子文件元数据在控制电子文件的背景，内容，结构，管理中所起到的：（1）描述功能；（2）发现功能；（3）管理功能；（4）长期保存功能。从微观角度看，其功能又可具体划分为十个方面。二者的对应关系如表2所示：
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宏观功能 |
微观功能 |
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管理功能 |
（1）自始至终保护作为凭证的文件，确保其可利用性和可使用性； |
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（2）支持与确保文件的凭证价值； |
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（3）确保文件的真实性、可靠性和完整性； |
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（4）为文件的利用、内容及其利用权限提供支持和管理； |
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（5）在不同的技术和业务环境中，支持文件的捕获及其可利用性； |
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（6）以结构化的、可靠的方式提供文件与其背景信息的逻辑关联； |
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描述功能 |
（7）便于对文件的理解； |
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发现功能 |
（8）支持高效率的检索； |
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长期保存功能 |
（9）为识别、形成和维护文件的提供技术环境支持，以便利用文件； |
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（10）为电子文件从一种计算机平台向另一种计算机平台迁移提供支持。 |
表2 电子文件管理元数据的功能及其对应关系
可见，管理元数据对于保持电子文件凭证价值的功能主要体现在管理功能和描述功能两部分。而发现功能和长期保存功能则分别在电子文件检索利用和电子档案管理领域中得到体现。
元数据元素能详尽地描述电子文件内容、背景和结构特征及文件的变化过程。据此，我们可将电子文件元数据分为五种类型：内容元数据（描述电子文件的内容特征，相当于传统文件的著录数据）、背景元数据（记录电子文件的背景信息）、结构元数据（描述电子文件的结构信息）、保存元数据（文件保存要求并跟踪记录电子文件的利用过程）、利用元数据（文件利用条件并跟踪记录电子文件的利用过程）。 其中，内容元数据、背景元数据、结构元数据体现为静态映射功能，而保存元数据、利用元数据则体现为动态跟踪功能。
三、电子文件管理元数据对电子证据审查判断的影响
所谓电子证据的审查判断，是指国家专门机关、当事人及其辩护人或诉讼代理人对证据进行分析、鉴别和判断，以对其可采性和证明力及其大小进行认定的一种主观性活动。即电子证据的审查判断主要包括两方面：一是可采性认定；二是证明力的认定。
（一）电子证据的可采性认定
电子证据的可采性，又称证据能力或证据资格，是指电子证据在法律上是否具备证据资格的问题。它是一种形式上的资格，并不是指该材料能否证明案件真实情况的实体性问题。同传统证据一样，电子证据也必须符合关联性、真实性和合法性这三项标准才能作为定案的依据。
1.关联性。所谓关联性，是指电子证据必须与待证事实或其他争议事实之间具有一定内在的实质性联系。对于证据相关性的判断，应按照以下的逻辑步骤：首先,必须明确证据以及待证事实,这是研究证据相关性的前提和基础。其次,分析被考察的两个对象之间联系的性质。证据与待证事实之间的联系形式是多种多样的，并且其关联程度也可表现为很多层次。事物之间的联系往往是通过一系列关键的“结点”联系在一起的，如电子证据生成的时间、背景、创建者、维护过程中的相关责任人等都与判定证据与待证事实之间的关联性有着密切联系。电子文件管理元数据的一些核心元素正是充当这种“结点”角色，通过诸如文件与文件之间、文件与责任者之间、责任者之间等一系列关系将电子证据与相关事实呈网状连接起来。其具体关系如图3所示：
关系类别（背景元数据） 第一级划分
文件与文件关系
文件与职能关系
文件与责任者关系
责任者与文件关系
责任者与责任者关系
责任者与职能关系
职能与文件关系
职能与责任者关系
职能与职能关系
图3 电子文件管理元数据关系元素对电子证据相关性的影响
图3所示的仅仅是背景元数据诸多关系类别中的一部分，而且只具体到第一级划分。实际上，背景元数据的关系类别远不止以上三种，它还包括单位、权限管理、文件层次、日期等等诸多元素或关系类别，每一关系类别下又可分出若干层级的子元素，这样以关系类别及其子元素为“点”，各元素之间的关系为“线”，形成了一个全面记录电子文件及其所处背景环境的关系网（“面”），从而为人们审查判断电子证据的相关性提供了详实可靠的依据。
2.真实性。所谓真实性，是指用于证明案件事实的电子证据必须至少在形式上或表面上是真实的。即可采性范畴内的真实性是指形式上的真实，而实质上（或内容上）的真实则是指电子证据的可靠性，这涉及电子证据的证明力问题。审查判断电子证据的真实性，一般应从以下两个方面进行考察：一是审查判断电子证据的来源，包括查明证据是如何形成的，由谁提供或收集的，收集的方法是否科学，证据的形成是否受到主客观因素的影响等。电子文件的背景元数据，全面描述了电子文件产生的背景信息。它记录了包括电子文件的生成机构、生成日期、文件类型、文件格式等内容，通过这些背景信息可以完全了解电子文件的来源和初始状况。此外，内容元数据描述了电子文件的初始内容特征，结构元数据则描述了电子文件的初始结构特征。通过以上三类元数据所具有的静态映射功能,准确映射出了电子文件的背景、技术、内容、结构等信息,全面记录了该文件的原始状态,并且系统地反映出其生成环境等相关信息，确保了电子证据来源上的真实性。二是审查判断系统运行状态及其环境。一般说来，对于有证据证明计算机系统在关键时刻处于正常状态的电子证据，推定其具有真实性，予以采纳。
背景元数据中的“设备环境”元素全面描述了诸如操作系统、数据库系统、计算机和服务器型号、文字图像处理平台等系统运行状况。此外，保存元数据和利用元数据对电子文件处理利用状况的动态维护活动本身也表明了系统的正常运行。更重要的是，对于电子文件的初始结构、内容以及背景等相关信息绝大部分是由系统自动生成，排除了主客观因素的干扰，从而进一步确保了电子文件的真实性。电子文件管理元数据对电子证据真实性的保障作用如图4所示：
图4 电子文件管理元数据的真实性保障作用
3.合法性。证据的合法性，具体包括三方面内容：一是形式的合法性，是指作为证据使用的材料必须是我国法律所规定的证据种类之一。我国《刑事诉讼法》第42条规定：“证据有下列七种：（一）物证、书证；（二）证人证言；（三）被害人陈述；（四）犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解；（五）鉴定结论；（六）勘验、检查笔录；（七）视听资料。”我国民事、行政诉讼法中也有类似的规定。虽然对于电子证据究竟属于何种证据形式法律尚未有明确规定，学界也存在着争议，但目前我国司法领域对电子证据均采取非歧视原则，将其归入相应的传统证据种类中加以采信，即承认电子证据的合法证据地位。《中华人民共和国电子签名法》第7条也规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”随着我国电子证据立法活动的不断深入，可以预见，电子证据的合法证据地位必将更加明晰，在我国诉讼法和证据法领域占有重要的一席之地。二是提供、收集主体的合法性。电子文件主要集中保管于档案室或电子文件中心。档案部门一直以来在传统证据领域具有很高的权威性，而且电子文件又处于元数据的严格管理之下，因此，电子文件管理部门作为电子证据的提供、收集主体其合法性是不容置疑的。三是内容的合法性。电子文件管理元数据的内容元数据全面记录了电子文件的初始内容信息，从而保证电子证据的来源、内容以及其他相关因素的合法性。对于电子证据而言，凡是其生成、取得等环节不合法，且其不合法程度足以影响证据真实性的，或者足以影响某一重大权益的，则可考虑对其加以排除。 此外，通过非法软件获得电子证据，在民事诉讼中一般不予采纳。这是因为软件对电子证据的生成、传递、存储各个环节具有重要意义，它的合法与否直接关系到电子证据的合法性。对于系统软件合法性的控制，主要是在系统设计阶段进行的，这也是档案学领域中“前端控制”理念的具体体现。电子文件管理元数据对电子证据合法性的控制如图５所示：
图５ 电子文件管理元数据对电子证据的合法性控制
（二）电子证据的证明力认定
所谓电子证据的证明力,是指作为证据的材料对于证明待证事实所具有的价值及其大小。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第64条规定:“审判人员应当依照法定程序,全面、客观地审核证据,依据法律的规定,遵循法官职业道德,运用逻辑推理和日常生活经验,对证据有无证明力和证明力大小独立进行判断,并公开判断的理由和结果。”它强调审判人员审查判断证据应当遵循法定程序、依据法律的规定（即法律精神），也强调法官应依据法官职业道德（即良知）和逻辑推理及日常生活经验（即理性）对证据进行独立（即自由）地判断，这是一个与我国司法实践相结合的自由心证过程。 由此可见,法律上证据的证明力是源自法官内心的一种主观判断,这种判断并没有一个明确的评价或衡量标准。尽管如此，电子证据证明力的认定还是有法可依的。《电子签名法》第8条规定：“审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑以下因素：（一）生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性；（二）保持内容完整性方法的可靠性；（三）用以鉴别发件人方法的可靠性；（四）其他相关因素。”可见，电子证据证明力的认定，主要是一种以可靠性、完整性两个方面为主线，并结合其他相关客观因素进行综合判断的主观性活动。
1.可靠性。所谓可靠性，其实质是指电子证据内容上的真实性,它是电子证据的内在质量特征。电子证据的可靠性程度主要是由贯穿其生成、传递、记录和保存的整个生命周期中相关的信息系统控制和技术决定的。因此，可以从电子证据生命周期中的各个环节对其可靠性进行认定。首先，生成阶段应主要考虑电子证据的形成方式——是系统自动生成还是人工录入。自动生成的，系统是否处于正常状态；人工录入的，是否处于严格的权限管理和操作规程的控制之下。其次，要审查电子证据的存储、传送。主要应考虑电子证据的存储、传送的方式方法是否科学可靠，管理人员是否公正独立，系统中的电子证据是否会遭受未经授权的接触删改等。这些因素都是影响形成阶段电子证据可靠性的关键所在。电子文件管理元数据是基于文档一体化系统的基础之上运行的，它实行逻辑归档，排除了无关人为因素的干扰，并且电子文件管理元数据中的信息大部分是系统自动录入的，从而保证了生成环节电子证据的真实可靠。
2.完整性。所谓完整性，包括电子证据本身的完整性及其所依赖的计算机系统的完整性两个方面。而电子证据本身的完整性则又涉及形式上的完整性和内容上的完整性。形式上的完整性是指电子证据必须保持生成之时的原状；而内容上的完整性则是指电子证据自形成之时起,其内容保持完整、未遭到非必要的添加或删除。计算机系统的完整性主要包括三层含义：一是系统必须处于正常的运行状态；二是电子证据是在正常的业务活动中生成的,而不是专为诉讼目的而制作的；三是在正常运行状态下,系统对业务活动必须有完整的记录,即数据电文信息、附属信息和系统环境信息要统一。
可见，电子证据的可靠性与完整性是两个完全不同又有着密切联系的判断标准。经过非法篡改的电子证据显然不具有可靠性，但是对电子证据的内容进行合法的增加或删减则并不影响其可靠性，当然这种改动必须处于严密的权限管理和监控之下，并保存有备查活动记录。显然，不具备可靠性的电子证据肯定不具有完整性，但不具有完整性的电子证据则不一定丧失其可靠性。此外，电子证据的完整性、真实性和可靠性的认定标准大部分是重合的，如对电子证据初始状态以及系统状态的完整性要求是同形式上的真实相关的，而未遭到非必要的篡改则与电子证据的可靠性相联系。因此，我们很难也不应该将电子证据的完整性和可靠性认定标准泾渭分明地隔离开来，应将二者联系起来进行综合认定，进而判定电子证据的证明力及其大小。
前端控制 元数据的运行与扩展 集中管理
元
系统
标准化 捕获 利用 维护 物理归档
逻辑 自动
归档 添加
电子文件原文 归档电子文件（利用与维护） 电子档案
图6 电子文件管理元数据的运行与扩展过程
电子文件管理元数据是基于文档一体化系统之上运行的。所谓文档一体化系统主要包括三个业务子系统，即产生电子文件的“业务系统”，提供电子文件利用的“文件中心”和永久保管并提供利用的“档案中心”。其工作过程是：电子文件一旦在现行“业务系统”中完成其现行期的历史使命，系统将自动将其内容“加锁”形成电子文件的“原件”，并将电子文件的管理权限移交给提供电子文件半现行阶段管理和服务的档案室，即进入“文件中心”的管理阶段。此阶段及其以后的管理过程中，电子文件不能被修改，只能供查询、检索、浏览、打印等；半现行阶段结束后，电子文件将按照档案的管理要求移交到“档案中心”，并实现物理归档。 在此过程中，电子文件管理元数据也随之生成并不断扩充。在形成阶段，电子文件在导入管理系统之前会经过处理并生成一个空的元数据表，随即系统将自动捕捉文件的标题、作者、日期等信息生成内容、背景、结构元数据，记录电子文件的初始信息和状态，确保其内容的真实可靠。最后，文件将被锁定，以后无特殊原因用户将无法擅自修改其内容。其后，电子文件将进入运行维护阶段，并由利用元数据和维护元数据记录系统运行状况、背景信息变化以及文件利用维护记录等，与此同时，内容、背景、结构元数据也不断得到扩充。由于电子文件管理元数据贯穿于电子文件的整个生命周期及其在电子文件管理中的关键作用，国外学者形象地将其喻为电子文件管理系统中的“血液”。电子文件管理元数据元数据在电子文件整个生命周期的运行过程及机理如图6所示。
更重要的是，电子文件管理元数据的运行还融入了档案学领域的“前端控制”理念和“全程管理”思想。“前端控制”强调将管理措施介入到电子文件形成之初甚至是系统设计阶段，真正做到从源头抓起，确保电子文件的合法、真实与完整。电子文件管理元数据的“全程管理”，则是一种全面、系统、动态的过程，通过各个子系统的无逢衔接，实现对电子文件生成、传递、利用等环节的全过程管理。此外，电子文件归档系统所具有的“前端控制”功能保障了电子证据形成阶段的可靠性，自动处理功能排除了外界因素的干扰，而数据安全传输功能则进一步全面确保了电子证据运行过程中的完整可靠。其具体关系如图7所示。
图7 电子文件归档系统的功能对真实性和完整性的控制
四、结论
可见，在“前端控制”理念和“全程管理”思想的指导下，电子文件管理元数据有效地控制了电子证据的关联性和合法性，确保了其可采性；全面维护了电子证据的真实性、完整性和可靠性，提高了其证明力。内容元数据、背景元数据、结构元数据主要体现为静态映射功能，全面描述了电子文件的内容、生成环境、背景技术等初始状态及信息；利用元数据、维护元数据则具有动态跟踪的功能，系统记录了电子文件从生成、传递到保存整个生命周期中的运动状态,以形成一个可靠的保管锁链，动态地反映了电子文件的真实性、完整性和可靠性。正是通过这种“动”“静”结合的运行管理模式，电子文件管理元数据全程反映电子文件的整个生命运动周期的所有情况,成为电子文件真实性与完整性的“守护神”。
参考文献：
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